Avete finalmente deciso di sposarvi, ma una miriade di pensieri sta iniziando a sommergervi: da dove iniziare per organizzare un matrimonio al meglio? Se c'è una cosa che mi ha insegnato il lavoro di wedding planner è che sono proprio i primi passi a mandare in confusione le coppie.
Organizzare un giorno così importante, si sa, non è facile, ma pazienza e giudizio sono le qualità di cui dovrete armarvi fin dall'inizio. In questo articolo vi aiuterò a schiarirvi le idee attraverso alcune semplici linee guida per seguire per evitare errori e rimanere in carreggiata.
PIANIFICAZIONE DEI PREPARATIVI
Sebbene sia consigliabile iniziare i preparativi con almeno un anno di anticipo, la verità è che anche pochi mesi possono essere sufficienti per organizzare un matrimonio, purché si segua un ordine logico.
Dopo aver stilato una lista provvisoria di persone da invitare, dovete scegliere la location che farà da sfondo al vostro grande giorno. Provate a chiedervi come immaginate il vostro matrimonioe la risposta che vi darete vi aiuterà a progettare il vostro sogno! Immersi nella campagna o su una spiaggia, all'interno di un'elegante dimora storica o tra le mura di un romantico castello? Le soluzioni sono tante, ma l'importante è che la scelta della location rispecchi i vostri gusti e abbia spazio sufficiente per accogliere tutti voi.
Un altro aspetto da non trascurare è la distanza tra il luogo della cerimonia e quello del ricevimento. Il tempo di percorrenza non deve essere troppo lungo ed è preferibile percorrere strade agevoli: i vostri ospiti non vorranno certo passare hours in macchina, né rimanere bloccati nel traffico. Per facilitare gli spostamenti di tutti, potreste prendere in considerazione i trasferimenti con autista o scegliere un luogo che includa una cappella consacrata o che sia riconosciuto come casa della comunità. In questo modo, gli invitati sarebbero già pronti per la celebrazione nello stesso luogo della cerimonia e senza dover prendere l'auto per spostarsi.
A questo punto, potete procedere con la scelta del fotografo, che spesso è anche videomaker, e dei servizi di intrattenimento. La musica è un elemento essenziale e vi accompagnerà in diversi momenti della giornata: durante la cerimonia, durante e dopo il banchetto nuziale, al primo ballo e al taglio della torta. Come ogni componente del matrimonio, anche l'accompagnamento musicale trasmetterà l'atmosfera del vostro matrimonio. Una volta l'atmosfera e lo stile dell'evento si è stabilito, si passa alla scelta degli abiti, delle composizioni floreali e alla progettazione della cerimonia. cancelleria per il matrimonio con l'aiuto di un buon grafico. L'organizzazione del matrimonio prosegue con la ricerca di un make-up artist e di un hair-stylist: sono figure fondamentali per valorizzare la bellezza di ogni sposa, senza dimenticare che il trucco e l'acconciatura devono essere in linea con l'abito, la personalità e lo stile del matrimonio.
Ormai vi è chiaro: la scelta dello stile è il punto di partenza per selezionare i fornitori giusti, in modo da creare un collegamento armonico tra gli elementi e i dettagli visivi del matrimonio. Quello che non mi stancherò mai di ripetere, però, è di evitare di mescolare stili e colori che stonino tra loro o con l'ambiente circostante: l'atmosfera che creerete sarà la cornice del vostro giorno e parlerà di voi ai vostri ospiti.
DEFINIRE IL BUDGET
La pianificazione dei preparativi deve andare di pari passo con la definizione del budget, ma quanto costa sposarsi? In Italia, un buon matrimonio con un centinaio di invitati è stimato in circa 35.000 euro. Non si tratta di una "regola" poiché il budget complessivo dipende da molteplici fattori: in primis il numero di invitati a cui è destinato il costo del banchetto nuziale, la quantità di articoli di "wedding stationery" da stampare, le dimensioni della location da allestire e il numero di bomboniere sono correlati. Oltre ai costi variabili, tuttavia, vi imbatterete anche in costi fissi che rimarranno tali indipendentemente da chi inviterete: è il caso del costo degli abiti, delle fedi e dell'ingaggio della maggior parte dei fornitori.
Tornerò sull'argomento con un articolo dedicato ma, per ora, il mio consiglio è quello di impostare una budget indicativo e realistico in base al matrimonio desiderato. Duranteorganizzazione del matrimonio Sognare ad occhi aperti vi verrà naturale, tuttavia, se volete contenere le spese, cercate di rimanere con i piedi per terra, immaginando allestimenti d'effetto ma non troppo scenografici e dando priorità agli invitati a cui tenete davvero. Evitate poi di andare alla ricerca dell'"affare" e affidatevi solo a professionisti con un buon rapporto qualità/prezzo perché, in alcuni casi, un fornitore sbagliato può rovinare il matrimonio.
SCEGLIERE LA POSIZIONE
La location scelta dovrebbe avere una soluzione all'aperto e una al chiuso, entrambe abbastanza grandi da ospitare comodamente lo stesso numero di persone. Avere un piano A e un piano B in un'unica location è il requisito di base per organizzare lo spazio nel modo migliore modo possibile considerando, ovviamente, le aree destinate alla band e alla pista da ballo. Ad oggi, inoltre, è ancora impensabile organizzare un matrimonio senza tenere conto delle norme anti Covid-19. Ecco perché, una volta definito il numero di invitati, la scelta della location sarà strettamente legata anche alla sua capienza nel rispetto delle distanze di sicurezza.
Spesso accade che alcune sedi, in fase di contrattazione, evitino argomenti scomodi che potrebbero indurre i clienti a preferire altre strutture. Visitate con attenzione tutte le stanze e discutere eventuali dubbi e criticitàAnche se vi sembra di fare domande difficili: una di queste riguarda la presenza di un generatore di corrente in caso di blackout! Infine, chiedete se è necessario garantire un numero minimo di invitati per godere dello stesso trattamento economico: al momento della firma del contratto assicuratevi che siano indicati i tempi entro i quali è possibile apportare modifiche al numero di invitati inizialmente comunicato. Un suggerimento che mi sento di dare è quello di fornire un numero approssimativo che sia 10% inferiore alle presenze previste. Questo perché nessuna struttura avrà problemi a venirvi incontro aggiungendo qualche ospite anche un paio di settimane prima del matrimonio, purché si tratti di un numero esiguo che non sconvolga l'organizzazione del personale e degli spazi.
SELEZIONARE I FORNITORI
Il successo di un matrimonio è in gran parte decretato dal team di fornitori che sceglierete per incarnare il matrimonio dei vostri sogni. La gamma di professionisti tra cui scegliere è davvero vasta e la sfida può sembrare scoraggiante. Sin dalla prima consultazione, è fondamentale stabilire un rapporto di complicità e fiducia con i fornitori che incontrate: oltre alla professionalità, fate attenzione alla loro propensione all'ascolto, perché solo lasciandovi parlare e accogliendo le vostre richieste dimostreranno di mettervi al primo posto. Inoltre, potete sempre verificare la competenza e l'approccio dei fornitori facendo riferimento al passaparola ma, soprattutto, alle recensioni lasciate dai clienti o da altre coppie di sposi.
Vi capiterà di scegliere fornitori che non hanno mai lavorato insieme, ma se scegliete dei veri professionisti, lavorare insieme sarà un piacere per tutti. Infine, potreste considerare stesura di una linea temporale da consegnare a tutti i vostri fornitori qualche giorno prima del matrimonio. Si tratta di una tabella di marcia che contiene le tempistiche delle fasi che caratterizzeranno la vostra giornata e che anch'io preparo per tutte le mie coppie di sposi. Una tabella di marcia dettagliata informerà i vostri fornitori in anticipo su ciò che accadrà durante il matrimonio e favorirà uno svolgimento più fluido: ricordate che sarete i "padroni di casa" e dovrete fare tutto il possibile per far sì che l'organizzazione del matrimonio si svolga senza intoppi!
